Pérennité, l'efficience vue autrement

L’objectif de cet article est de mettre en lumière le lien particulier existant entre efficience et pérennité et de présenter la nécessité de changer notre regard sur ce terme d’efficience à l’ère de la RSE.

Afin de vous aider à faire de vos initiatives d’amélioration de l’efficience un succès, je vous partagerai sept recommandations tirées de mon expérience ceci avant de vous présenter quelques bénéfices que vous pouvez obtenir grace à de telles initiatives.

Vous êtes prêts ? C’est parti !

Vision traditionnelle de l’efficience

Prenez un dictionnaire, et cherchez la définition du terme “efficience”. Vous trouverez que celui-ci qualifie une “capacité de rendement”. Ce “rendement”, est lui défini d’une part comme le “rapport de l’énergie utilisable fournie par une machine à l’énergie qui lui a été fournie” et d’autre part comme “rentabilité” au sens financier.

Ceci explique certainement pourquoi la notion d’amélioration de l’efficience en entreprise est, trop souvent de mon expérience, limitée à sa composante financière, à l’idée de “faire plus avec moins”. Ceci avec comme résultat des initiatives se focalisant sur les réductions de coûts dans de nombreuses entreprises.

L’utilisation du terme “Lean” dans sa conception “dégraissage” associé à celui d’efficience, a également contribué à une mauvaise réputation de l’efficience et mené bien des fois à l’appréhension, à la résistance, voir au rejet par le terrain, les équipes directement impactées.

Limites de cette vision traditionnelle

La raison à ces réactions négatives semble évidente. Si parler est “capacité de rendement” est compréhensible lorsqu’il s’agit de machines, objets et de modèles financiers, ceci l’est bien moins de nos jours lorsqu’il s’agit d’une personne, administration ou entreprise qui reposent en grande partie sur des êtres humains: employés, clients, fournisseurs, public, citoyens, contribuables.

En effet, il peut être acceptable d’utiliser une machine à la limite de la rupture et de la remplacer lorsqu’elle casse, mais il n’en va pas de même avec des personnes (ou tout du moins celà ne devrait plus être accepté à l’ère de la RSE)

Regard nouveau centré sur la pérennité

Dès lors, il est temps d’aborder ce terme d’efficience sous un autre angle lorsque l’on parle de d’efficience personnelle ou de l’efficience d’une entreprise.

La piste que je propose est la suivante. De mon expérience, dans de tels contextes, ce qui doit être visé c’est un équilibre, fragile, entre quatre composantes clé:

1. viabilité financière (on n’y échappe pas),
2. satisfaction des clients (ce sont eux qui paient),
3. satisfaction de la force productive (nous-même, les employés, les équipes)
4. capacité d’innovation et d’adaptation aux changements de ce monde.

Trouvez l’équilibre entre celles-ci et ce que vous obtiendrez c’est une entreprise, fondation ou toute autre organisation qui est pérenne, c’est à dire qui est construite de manière à perdurer.

A contrario, ne prenez pas assez soin d’un de ces quatre axes et vous mettrez en péril la pérenité de celle-ci soit en lui en faisant perdre des clients, soit sa force vive, soit en la rendant incapable d’innover. Dans tous les cas, vous perdrez de l’argent !

7 recommandations pour faire de vos initiatives d’amélioration de l’efficience un succès

Pour assurer la pérennité de votre organisation, je vous invite à adapter toutes vos initiative d’amélioration de l’efficience en appliquant ces 7 recommandations:

1. Adoptez une vision systémique de l’efficience. Assurez-vous que l’équilibre entre les 4 composantes indiquées ci-dessus soit conservé pour ne pas créer plus de problèmes que vous n’en résolvez.
2. Gérez le changement. Devenir efficient est une transformation de fond et un vrai changement qui se prépare, se gère et se suit. Qu’importe la méthodologie employée, vous devez en avoir une et la déployer sans quoi vous irez au devant de déceptions et donc au risque que votre démarche soit un échec.
3. Soyez prêt à investir pour amorcer la démarche et vous donner les moyens de réussir. Celà peut sembler contre-intuitif, mais investir ponctuellement pour donner du mou à une équipe en difficulté et ainsi lui permettre de travailler à améliorer son efficience est moins couteux et donne de bien meilleurs résultats à moyen terme que de demander à cette même équipe de travailler à s’améliorer alors même qu’elle est en train de se débattre pour s’en sortir.
4. Communiquez sous l’angle de la pérennité plutôt que celui de la réduction des coûts. Vous verez que l’implication et motivation pour assurer la pérennité de l’organisation et donc la sérénité personnelle de vos équipes sera bien plus grande que celle de juste couper les coûts (et potentiellement la branche sur laquelle ils sont assis).
5. Formez, accompagnez et suivez les nouveaux arrivants. L’efficience est avant toute autre chose un état d’esprit et une habitude. Celà s’apprend et s’entretient collectivement. N’oubliez pas l’onboarding et l’aculturation des nouveaux arrivants sans quoi vos efforts risquent d’être réduits à néant.
6. Montrez l’exemple. Que vous soyez entrepreneur, top manager, manager ou team leader: n’espérez pas que vos équipes ou fournisseurs soient efficients si vous ne l’êtes pas d’abord. C’est votre recherche d’efficience, votre exemple et celui de votre hiérarchie qui poussera votre entourage à faire de même et fera perdurer les pratiques.
7. Réinvestissez les économies réalisées. Quand c’est possible, cela doit faire partie de vos priorités, car c’est un moteur pour conserver le momentum !

Ce que vous devez viser c’est un changement de culture !

Ce que celà peut vous apporter

Voici quelques exemples de ce qu’une initiative d’amélioration de l’efficience menée menée sous l’angle de la pérennité peut vous apporter:

• vous serez capable de répondre aux besoins de vos clients grâce à un dialogue constant avec eux qui ne vous pénalise pas mais qui porte vos activités,
• vous limiterez l’absentéisme, les risques de fuite de vos collaborateurs pour cause de surcharge, les burnouts et la gestion du turnover que celà implique,
• vous identifierez les gaspillages, la perte d’énergie et les axes d’amélioration au plus tôt et les traiterez de manière continue,
• vous conserverez assez de bande passante pour être au rendez-vous des challenges venant de l’extérieur auxquels votre entreprise doit faire face,
• vous gérerez les compétences à votre disposition et les développerez pour répondre aux challenges de demain tout en vous assurant que les membres des équipes sont à une place qui leur convient.
• vos équipes seront plus sereines, motivées et aptes à faire face aux difficultés, elles seront vos premiers ambassadeurs et participeront à véhiculer une image positive de votre entreprise.
• en termes financiers, vous éviterez des coûts… évitables

Donnez-vous la chance d’être pérenne !

L’efficience c’est bien plus qu’une histoire de réduction des coûts, c’est un investissement pour assurer la pérennité de votre organisation !

Que vous soyez entrepreneur, à la tête d’une PME ou au sein d’une plus grande entité, si vous voulez mieux comprendre, faire face à des difficultés d’efficience existantes ou mettre en place les moyens de limiter le risque que des difficultés se présentent, vous êtes concerné.

Si vous souhaitez que nous discutions de votre contexte particulier, prenez contact avec moi par message direct ! Plus que du conseil, ce que j’offre c’est une aide pour réaliser le diagnostic ou audit de votre situation, la définition d’une feuille de route concrète et pragmatique adaptée à votre réalité, la formation de vous et de vos équipes et l’accompagnement lors du déploiement des pratiques et bons comportements.

Être efficient, c’est se donner la chance d’être pérenne. Donnez-vous cette chance !

Michel Pawlak